В общепринятом значении под инвентаризацией понимается процедура периодической проверки и документального подтверждения наличия, состояния и оценки имущества и обязательств компании, проводимая с целью подтверждения данных бухгалтерского учета и финансовой отчетности.

Инвентаризация имущества и обязательств является не только необходимой процедурой внутреннего контроля, но и обязательным элементом учетной политики. На это указано как в прежнем Федеральном законе от 21.11.1996 № 129-ФЗ, так и в новом Федеральном законе от 06.12.2011 № 402-ФЗ «О бухгалтерском учете». Кроме того, п. 4 ПБУ 1/2008 «Учетная политика организации», предусмотрено, что в составе учетной политики организации утверждается порядок проведения инвентаризации активов и ее обязательств.

Законодательство предоставляет компаниям широкие возможности для использования инвентаризации в качестве действенного механизма регулирования и контроля порядка ведения учета финансово-хозяйственной деятельности фирмы в целях подготовки достоверной информации о ее финансовом положении и финансовой отчетности.

Любая компания должна провести инвентаризацию своего имущества и обязательств до составления годовой бухгалтерской отчетности. Такая обязанность раньше была установлена статьей 12 Федерального закона № 129-ФЗ «О бухгалтерском учете». Со вступлением в силу нового закона «О бухгалтерском учете» сроки и порядок проведения обязательной инвентаризации стали устанавливаться законодательством РФ, федеральными стандартами. Так, случаи обязательного проведения инвентаризации указаны в п. 27 Положения по ведению бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности в Российской Федерации, утвержденного Приказом Минфина России от 29.07.1998 N 34н.

Перечислим случаи обязательной инвентаризации:

• перед составлением итоговой бухгалтерской отчетности;
• при смене материально ответственных лиц;
• при процедуре ликвидации и реорганизации юридического лица;
• при преобразовании государственного (муниципального) унитарного предприятия;
• при чрезвычайных ситуациях, экстремальных условиях;
• в случае хищения имущества;
• в других ситуациях, предусмотренных законодательством РФ.

Обычно компании проводят инвентаризацию в конце отчетного года. Однако удобнее и рациональнее проводить инвентаризацию после 1 октября, составляя например, акты сверок расчетов с поставщиками, с покупателями на 30 сентября либо на 31 октября текущего года. Точно также инвентаризацию основных средств, остатков МПЗ можно провести в октябре.

В ходе инвентаризации проверяется фактическое наличие следующего имущества и обязательств:

• основные средствa;
• материально-производственные запасы;
• незавершенное производство и расходы будущих периодов;
• денежные средства;
• нематериальные активы;
• финансовые вложения;
• резервы предстоящих расходов и платежей, оценочные резервы;
• расчеты с поставщиками, покупателями и прочими дебиторами и кредиторами.

В любой компании должна существовать постоянно действующая инвентаризационная комиссия, состоящая из работников бухгалтерии, администрации, экономистов, инженеров и других специалистов. Кроме того, в состав инвентаризационной комиссии включаются внутренние аудиторы и представители независимой аудиторской организации.

Порядок проведения инвентаризации состоит из ряда этапов.

На первом подготовительном этапе проводят следующие процедуры:

• готовятся документы, необходимые для инвентаризации;
• издается приказ (распоряжение) руководителя о проведении инвентаризации;
• формируется список участников инвентаризации;
• определяется срок проведения и виды инвентаризируемого имущества;
• товарно-материальные ценности подготавливаются к инвентаризации;
• проверяется наличие договоров о материальной ответственности, на каждое материально ответственное лицо составляется инвентаризационная опись.

Следует отметить, что формы по учету инвентаризации утверждены Постановлением Госкомстата России от 18.08.1998 № 88.

На втором этапе проводится собственно сама проверка ценностей, включающая в себя выявление фактического наличия ТМЦ, а также заполнение нужных граф в описях. Фактическое наличие имущества при инвентаризации комиссия определяет путем его обязательного физического пересчета, замеривания, взвешивания.

Инвентаризационные описи по итогам инвентаризации следует оформлять в двух экземплярах. На них должны присутствовать подписи всех членов комиссии и материально ответственного лица.

Третий этап представляет собой сопоставление информации, выявленной в описях с данными, отраженными на счетах бухгалтерского учета. На этом этапе находятся недостатки либо излишки товарно-материальных ценностей. При выявлении отклонений от данных учета для отражения основных средств, НМА и ТМЦ составляются сличительные ведомости, по утвержденной форме ИНВ-18, ИНВ-19.

На четвертом этапе оформляют результаты инвентаризации. Данные бухгалтерского учета приводят в соответствие с данными инвентаризации. Материально ответственные лица могут быть привлечены к материальной ответственности в соответствии с заключенным договором с ними. В свою очередь, сотрудников, неправильно отражающих имущество в бухгалтерском учете, есть возможность привлечь к административной ответственности.

Необходимо отметить, что итоги инвентаризации должны быть отражены в бухгалтерском учете и финансовой отчетности в месяце окончания инвентаризации, при годовой же инвентаризации - в итоговом годовом бухгалтерском балансе.

Инвентаризация - процесс подчас весьма болезненный потому, что он обнаруживает не только ошибки и неточности бухгалтерского учета, но и вскрывает недостачи и потери товарно-материальных ценностей компании, и как результат, ведет к наказанию виновных материально ответственных лиц. В связи с этим при проведении инвентаризации самым важным является соблюдение всей процедуры проверки, а именно – получение необходимых расписок материально ответственных лиц до начала инвентаризации, непременное участие в процессе инвентаризации всех ответственных за имущество лиц.

Во избежание неожиданностей в виде недостачи ТМЦ необходимо взять за правило обязательную инвентаризацию при смене материально ответственных лиц, например работников склада, а также при смене директора организации.

Бухгалтерии же следует не лениться и подписывать по возможности ежеквартально акты сверок взаиморасчетов со своими контрагентами. Это будет отличным доводом при судебных разбирательствах с недобросовестными поставщиками и покупателями.

Кроме того, ежегодное подписание актов сверок с налоговой позволит облегчить переход в новую налоговую инспекцию при смене юридического адреса, не говоря уже о подтверждении сальдо по налогам на конец отчетного года.

Следует отметить, что в процессе инвентаризации выявляется, как обстоят дела в организации не только с бухгалтерским учетом, но и документооборотом и дисциплиной (например, имеются ли договора о коллективной или индивидуальной материальной ответственности). Проведение неформальной инвентаризации улучшит труд многих отделов организации, подстегнет дисциплину и ответственность работников.©

Шеронова Ольга Владимировна

Подписаться на новости